Η σελίδα Έλεγχος Εγγράφων διαχειρίζεται τα έγγραφα του συστήματος ποιότητας με πλήρη έλεγχο εκδόσεων και εγκρίσεων, σύμφωνα με το ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17025:2017 εδάφιο 8.3.
| Κουμπί | Λειτουργία |
|---|---|
| Προσθήκη — Δημιουργία νέας εγγραφής | |
| Στήλες — Εμφάνιση/απόκρυψη στηλών του πίνακα | |
| Φίλτρα — Άνοιγμα/κλείσιμο πάνελ φίλτρων. Η κόκκινη κουκκίδα δείχνει ενεργά φίλτρα | |
| Εξαγωγή CSV — Λήψη δεδομένων πίνακα σε αρχείο CSV | |
| Προσανατολισμός — Εναλλαγή κατακόρυφης/οριζόντιας εκτύπωσης | |
| Εκτύπωση — Δημιουργία PDF της τρέχουσας κατάστασης | |
| Βοήθεια — Εμφάνιση παραθύρου βοήθειας | |
| Αναζήτηση — Γρήγορη αναζήτηση στα δεδομένα του πίνακα |
Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο σε κάθε γραμμή εμφανίζονται:
| Πεδίο | Περιγραφή |
|---|---|
| Κωδικός | Μοναδικός κωδικός εγγράφου. Αφήστε κενό για αυτόματη αρίθμηση. |
| Τίτλος | Ο τίτλος του εγγράφου |
| Τύπος | Κατηγορία εγγράφου: SOP, Πολιτική, Έντυπο, Εγχειρίδιο ή Οδηγία Εργασίας |
| Έκδοση | Αριθμός τρέχουσας έκδοσης |
| Κατάσταση | Πρόχειρο, Υπό Αξιολόγηση, Εγκεκριμένο ή Ανενεργό — με χρωματική σήμανση |
| Συντάκτης | Ο χρήστης που συνέταξε το έγγραφο |
| Ημερομηνία Ισχύος | Ημερομηνία έναρξης ισχύος (κρυφή στήλη) |
| Επόμ. Ανασκόπηση | Ημερομηνία επόμενης ανασκόπησης — εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα αν έχει παρέλθει (κρυφή στήλη) |
| Εγκρίνων | Ο χρήστης που ενέκρινε το έγγραφο (κρυφή στήλη) |
| Ημερομηνία Έγκρισης | Ημερομηνία έγκρισης (κρυφή στήλη) |
| Αντικαθιστά | Κωδικός παλαιότερου εγγράφου που αντικαθίσταται (κρυφή στήλη) |
| Περιγρ. Αλλαγών | Σύντομη περιγραφή των αλλαγών σε σχέση με την προηγούμενη έκδοση (κρυφή στήλη) |
| Λίστα Διανομής | Παραλήπτες του εγγράφου (κρυφή στήλη) |
| Σημειώσεις | Πρόσθετες παρατηρήσεις (κρυφή στήλη) |
Η κατάσταση ενός εγγράφου ακολουθεί καθορισμένη ροή: Πρόχειρο → Υπό Αξιολόγηση → Εγκεκριμένο → Ανενεργό. Δεν επιτρέπεται απευθείας μετάβαση από Πρόχειρο σε Εγκεκριμένο· πρέπει πρώτα να περάσει από Υπό Αξιολόγηση. Από Εγκεκριμένο, η μόνη δυνατή μετάβαση είναι σε Ανενεργό (δεν επιστρέφει σε Πρόχειρο ή Υπό Αξιολόγηση). Η έγκριση (μετάβαση σε Εγκεκριμένο) επιτρέπεται μόνο σε Διευθυντή/τρια Εργαστηρίου, Υπεύθυνο/η Ποιότητας ή Αξιολογητή/τρια. Ο Συντάκτης δεν μπορεί να είναι και ο Εγκρίνων του ίδιου εγγράφου.
Μόλις ένα έγγραφο γίνει Εγκεκριμένο, τα βασικά πεδία του (Κωδικός, Τίτλος, Τύπος, Έκδοση, Περιγρ. Αλλαγών, Συντάκτης, Εγκρίνων, Ημερομηνία Έγκρισης, Ημερομηνία Ισχύος, Επόμ. Ανασκόπηση, Αντικαθιστά) κλειδώνουν· για αλλαγή απαιτείται δημιουργία νέας έκδοσης (νέα εγγραφή). Σημειώσεις και Λίστα Διανομής παραμένουν επεξεργάσιμα.
Η ενέργεια Απόσυρση στη γραμμή του πίνακα (αντί για Κατάργηση) ανοίγει διάλογο που ζητά υποχρεωτική αιτιολογία. Ένα έγγραφο σε κατάσταση Ανενεργό δεν μπορεί να αποσυρθεί ξανά. Η απόσυρση επιτρέπεται μόνο σε Διευθυντή/τρια Εργαστηρίου, Υπεύθυνο/η Ποιότητας ή Αξιολογητή/τρια.
Δείχνει σε — αυτή η σελίδα δεν στέκει χωρίς τα παρακάτω:
Το χρησιμοποιούν — αλλαγή εδώ φαίνεται στα παρακάτω: