Η σελίδα Εκκρεμείς Διαθέσεις δείχνει τις παρτίδες αρχείων που έχουν ωριμάσει κατά την πολιτική διατήρησης και περιμένουν ανθρώπινη απόφαση (ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17025:2017 §8.4). Οι παρτίδες δημιουργούνται αυτόματα από τον νυχτερινό μηχανισμό που ενεργοποιεί μια εγκεκριμένη Πολιτική Διατήρησης — δεν προστίθενται με το χέρι, γι' αυτό η σελίδα δεν έχει κουμπί δημιουργίας.
Βρίσκεται στο μενού: ISO 17025 → Κύκλος Ζωής Αρχείων → Εκκρεμείς Διαθέσεις.
| Κουμπί | Λειτουργία |
|---|---|
| Προσθήκη — Δημιουργία νέας εγγραφής | |
| Στήλες — Εμφάνιση/απόκρυψη στηλών του πίνακα | |
| Φίλτρα — Άνοιγμα/κλείσιμο πάνελ φίλτρων. Η κόκκινη κουκκίδα δείχνει ενεργά φίλτρα | |
| Εξαγωγή CSV — Λήψη δεδομένων πίνακα σε αρχείο CSV | |
| Προσανατολισμός — Εναλλαγή κατακόρυφης/οριζόντιας εκτύπωσης | |
| Εκτύπωση — Δημιουργία PDF της τρέχουσας κατάστασης | |
| Βοήθεια — Εμφάνιση παραθύρου βοήθειας | |
| Αναζήτηση — Γρήγορη αναζήτηση στα δεδομένα του πίνακα |
Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο σε κάθε γραμμή εμφανίζονται:
| Στήλη | Περιγραφή |
|---|---|
| Αριθμός | Ο αριθμός της παρτίδας |
| Τύπος Αρχείου · Ενέργεια | Τι περιέχει και τι θα της γίνει |
| Τρίμηνο | Το τρίμηνο ωρίμανσης |
| Αρχεία | Πόσα αρχεία περιλαμβάνει |
| Έκδοση Πολιτικής | Ποια έκδοση πολιτικής την παρήγαγε |
| Κατάσταση | Εκκρεμές, Αναβαλλόμενο ή Εγκεκριμένο |
| Αναβολή έως | Η ημερομηνία επανεξέτασης, αν έχει αναβληθεί |
«Προβολή / Έγκριση» από το μενού ενεργειών ανοίγει την παρτίδα. Εκεί βλέπετε το Δέντρο Κλιμάκωσης — ποια θυγατρικά αρχεία θα ακολουθήσουν — και δείγμα των αναγνωριστικών. Από το ίδιο παράθυρο γίνονται και οι τρεις ενέργειες.
| Ενέργεια | Τι ζητά | Πότε επιτρέπεται |
|---|---|---|
| Έγκριση | Αιτιολογία και ρητή επιβεβαίωση | Σε Εκκρεμές, ή σε Εγκεκριμένο που περιμένει δεύτερη υπογραφή |
| Αναβολή | Ημερομηνία στο μέλλον και αιτιολογία | Μόνο σε Εκκρεμές |
| Ακύρωση | Αιτιολογία | Σε Εκκρεμές ή Αναβαλλόμενο |
Η έγκριση εκτελεί αμέσως τη διαγραφή ή την αρχειοθέτηση, μαζί με τα συνδεδεμένα θυγατρικά αρχεία και τα αρχεία φωτογραφιών στον δίσκο. Δεν είναι προγραμματισμός, είναι εκτέλεση. Γι' αυτό ζητείται αιτιολογία και επιβεβαίωση ότι εξετάσατε το δέντρο κλιμάκωσης.
Όταν η παρτίδα απαιτεί δύο υπογραφές, η πρώτη έγκριση την αφήνει σε κατάσταση «Εγκεκριμένο» με κίτρινο μήνυμα που δείχνει ποιος υπέγραψε πρώτος. Ο δεύτερος εγκριτής πρέπει να είναι άλλο πρόσωπο — το κουμπί είναι απενεργοποιημένο για τον πρώτο.