Καταγραφή διαβούλευσης πελάτη (§7.4.3)

Στόχος

Όταν ένα δείγμα φτάνει στο εργαστήριο σε αμφίβολη κατάσταση — δηλαδή το πεδίο Κατάσταση Παραλαβής (conditionOnArrival) δεν είναι «Εντάξει» — το πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17025:2017 §7.4.3 απαιτεί το εργαστήριο να επικοινωνήσει με τον πελάτη, να συμφωνήσει μαζί του πώς θα συνεχιστεί ο χειρισμός του δείγματος και να καταγράψει τεκμηριωμένα την έκβαση της διαβούλευσης πριν προχωρήσει σε οποιαδήποτε ανάλυση ή έκδοση αποτελέσματος.

Ο οδηγός αυτός δείχνει πώς αποτυπώνεται η διαβούλευση μέσα από τον διάλογο επεξεργασίας δείγματος, ώστε η αλυσίδα φύλαξης και ο φάκελος ποιότητας να παραμένουν πλήρεις και ελέγξιμοι από τον ΕΣΥΔ.

Προϋποθέσεις

Για να συμπληρωθεί η ενότητα διαβούλευσης πρέπει να ισχύουν τα παρακάτω:

Το δείγμα έχει ήδη καταχωρηθεί και βρίσκεται σε κατάσταση Παραλήφθηκε. Η ενότητα είναι ορατή και σε νεοδημιουργούμενα δείγματα από τον ίδιο διάλογο.
Το πεδίο Κατάσταση Παραλαβής έχει τιμή διαφορετική από OK — δηλαδή μία από τις: DAMAGED (Φθαρμένο), INSUFFICIENT (Ανεπαρκής ποσότητα), UNPRESERVED (Μη συντηρημένο) ή OTHER (Άλλο).
Τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη (τηλέφωνο, email) είναι συμπληρωμένα στην καρτέλα Επαφές, ώστε η διαβούλευση να είναι πραγματικά εφικτή και ιχνηλατήσιμη.
Είστε συνδεδεμένος/η ως χρήστης με δικαίωμα επεξεργασίας δειγμάτων (ρόλος LAB_TECHNICIAN, QUALITY_MANAGER ή LAB_DIRECTOR).

Βήματα

Ανοίξτε τον διάλογο επεξεργασίας του δείγματος από τη λίστα /samples, πατώντας στον κωδικό του δείγματος ή επιλέγοντας Επεξεργασία από το μενού kebab της γραμμής.
Εντοπίστε την ενότητα Παραλαβή στο Εργαστήριο και αλλάξτε το πεδίο Κατάσταση Παραλαβής σε μη-OK τιμή (π.χ. Φθαρμένο).
Μόλις η τιμή διαφέρει από OK, εμφανίζεται αυτόματα — με αποκάλυψη μέσω @if — η υπο-ενότητα ΔΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗ ΠΕΛΑΤΗ (ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΟ) με κόκκινη αριστερή γραμμή σήμανσης και σύνδεσμο στο εδάφιο 7.4.3.
Συμπληρώστε τα υποχρεωτικά πεδία:

Ώρα Διαβούλευσης (customerConsultedAt) — ακριβής χρονοσφραγίδα της επικοινωνίας.
Λαβ. Συνομιλητής (consultedById) — ο/η υπάλληλος του εργαστηρίου που μίλησε με τον πελάτη.
Έκβαση Διαβούλευσης (consultationOutcome) — μία από τις τιμές:
Προχώρα ώς έχει (με αποποίηση) — ο πελάτης εξουσιοδοτεί τη συνέχιση· απαιτείται και το checkbox Εξουσιοδότηση προόδου ώς έχει.
Απόρριψη δείγματος — ο πελάτης συμφωνεί να απορριφθεί.
Αίτημα επανάληψης δειγματοληψίας — ο πελάτης ζητεί νέα δειγματοληψία.

Καταγράψτε στις σημειώσεις κατάστασης (conditionNotes) σύντομο αφηγηματικό περιεχόμενο της συζήτησης — ποιος μίλησε, με ποιο μέσο, ποιες πληροφορίες αντηλλάγησαν.
Πατήστε Αποθήκευση. Το σύστημα επικυρώνει το §7.4.3 πακέτο και, αν η έκβαση το επιβάλλει, εκτελεί αυτόματη μετάβαση κατάστασης:

Απόρριψη δείγματος → η κατάσταση του δείγματος γίνεται Απορρίφθηκε.
Αίτημα επανάληψης δειγματοληψίας → η κατάσταση γίνεται Ακυρώθηκε.
Προχώρα ώς έχει (με αποποίηση) → η κατάσταση παραμένει ως έχει και το δείγμα συνεχίζει στη ροή ανάλυσης με τη σχετική παρατήρηση στην τελική αναφορά (§7.8.2.2).

Αν λείπει οποιοδήποτε υποχρεωτικό πεδίο, ο διακομιστής επιστρέφει το σφάλμα ISO_17025_7_4_3_CONSULTATION_REQUIRED με κατάλογο των πεδίων που λείπουν, και η αποθήκευση ματαιώνεται.

Πώς επιλέγετε την έκβαση διαβούλευσης

Η έκβαση που θα επιλέξετε αντικατοπτρίζει αυστηρά την απόφαση του ίδιου του πελάτη — όχι την κρίση του εργαστηρίου. Χρησιμοποιήστε τον παρακάτω οδηγό απόφασης:

Προχώρα ώς έχει (με αποποίηση). Ο πελάτης γνωρίζει το πρόβλημα (π.χ. ραγισμένος περιέκτης, ελαφρώς μικρή ποσότητα) και ζητά να συνεχιστεί η ανάλυση «με δική του ευθύνη». Η τελική αναφορά θα φέρει αυτόματα την επιφύλαξη §7.8.2.2 ότι το αποτέλεσμα αφορά «το δείγμα ως παρελήφθη».
Απόρριψη δείγματος. Ο πελάτης αναγνωρίζει ότι το συγκεκριμένο δείγμα δεν είναι αντιπροσωπευτικό και συμφωνεί να ΜΗΝ αναλυθεί. Δεν θα εκδοθεί αναφορά, δεν θα χρεωθεί η ανάλυση.
Αίτημα επανάληψης δειγματοληψίας. Ο πελάτης ζητά να σταλεί νέο δείγμα στη θέση του προβληματικού. Το παρόν δείγμα ακυρώνεται· δημιουργήστε εκ νέου εγγραφή όταν φτάσει το νέο δείγμα.

Σημείωση δεοντολογίας: Η §7.4.3 ΔΕΝ επιτρέπει στο εργαστήριο να αποφασίσει μονομερώς. Αν δεν καταφέρετε να επικοινωνήσετε με τον πελάτη, μην επιλέξετε αυθαίρετα έκβαση — αφήστε το δείγμα σε εκκρεμότητα και τεκμηριώστε τις προσπάθειες επικοινωνίας στις σημειώσεις.

Τι συμβαίνει στο παρασκήνιο

Η ροή στηρίζεται σε τρία επίπεδα ελέγχου που λειτουργούν συντονισμένα:

Πύλη εμφάνισης στο σχήμα της φόρμας. Το template sample-upsert-form.html:294 περιέχει το guard @if (sampleForm().conditionOnArrival().value() !== 'OK') που αποκαλύπτει την υπο-ενότητα 7.4.3 μόνο όταν χρειάζεται· τα τρία βασικά πεδία (customerConsultedAt, customerConsultedById, consultationOutcome) μαρκάρονται [required]="true" και το signal-form schema εφαρμόζει applyWhen() για conditional-required επικύρωση πριν φτάσει το payload στον διακομιστή.
Backend guard στον resolver. Ο SampleResolver καλεί την assertConsultationComplete() (sample.resolver.ts:1540) σε κάθε create/update· εκεί υπολογίζονται τα ελλείποντα πεδία και ρίχνεται το GraphQLError με κωδικό ISO_17025_7_4_3_CONSULTATION_REQUIRED. Επιπλέον, όταν η έκβαση είναι Προχώρα ώς έχει (με αποποίηση) απαιτείται και το customerAuthorisedProceed=true, αλλιώς ρίχνεται ISO_17025_7_4_3_AUTHORISATION_REQUIRED.
Αυτόματη μετάβαση κατάστασης. Η applyConsultationStatusTransition() (sample.resolver.ts:1585) διαβάζει το enum ConsultationOutcome (enums/consultation-outcome.enum.ts) και:
Σε Απόρριψη δείγματος ή Αίτημα επανάληψης δειγματοληψίας καλεί repository.update(id, { status }) ορίζοντας τελική κατάσταση Απορρίφθηκε ή Ακυρώθηκε αντίστοιχα.
Εγγράφει εγγραφή στο SampleStatusLog με noteCode = 'SAMPLE_REJECTED_BY_CUSTOMER' ή 'SAMPLE_CANCELLED_FOR_RESAMPLING' και noteParams που περιέχουν την ώρα και τον λαβ. συνομιλητή — αυτό είναι το αποδεικτικό που εξετάζει ο αξιολογητής του ΕΣΥΔ.
Ενημερώνει τα websockets (pubSub.publish('sampleStatusChanged', …)) και το push-notification κανάλι, ώστε οι λοιπές οθόνες χειριστών να ανανεωθούν χωρίς refresh.
Σε αλλαγή κατάστασης πυροδοτείται και το αυτοματοποιημένο email προς τον πελάτη μέσω του NotificationsService, ενσωματώνοντας τον κωδικό αιτιολόγησης για πλήρη ίχνη.
Idempotency. Αν το δείγμα είναι ήδη στην τελική κατάσταση που επιβάλλει η έκβαση, η μετάβαση παραλείπεται· δεν δημιουργούνται διπλές εγγραφές SampleStatusLog ούτε διπλά emails.

Παράδειγμα ροής — σπασμένος περιέκτης

Φτάνει στο εργαστήριο φιάλη εδάφους με ρωγμή στο καπάκι, με μερική απώλεια περιεχομένου. Ο τεχνικός παραλαβής:

Δημιουργεί ή ανοίγει την εγγραφή του δείγματος και θέτει conditionOnArrival = DAMAGED.
Στις σημειώσεις κατάστασης γράφει: «Ρωγμή στο καπάκι, εκτιμώμενη απώλεια ~10% του περιεχομένου. Φωτογραφία στο πεδίο photos.»
Τηλεφωνεί στον πελάτη στις 09:42. Ο πελάτης ζητά να προχωρήσει η ανάλυση στο δείγμα που απομένει.
Συμπληρώνει customerConsultedAt = 2026-05-23 09:42, consultedById = ο εαυτός του, έκβαση Προχώρα ώς έχει (με αποποίηση), και τσεκάρει customerAuthorisedProceed = true.
Πατάει Αποθήκευση. Η κατάσταση του δείγματος παραμένει Παραλήφθηκε, η αναλυτική αναφορά θα φέρει αυτόματη επιφύλαξη §7.8.2.2 και ο φάκελος ποιότητας περιέχει πλέον το πλήρες ίχνος.

Έλεγχος ίχνους — τι θα δει ο αξιολογητής ΕΣΥΔ

Όταν ο αξιολογητής ζητήσει αποδεικτικά για χειρισμό αμφίβολων δειγμάτων, το σύστημα παράγει επί τόπου:

Το πεδίο Κατάσταση Παραλαβής στο PDF αποτελέσματος και στην οθόνη ιστορικού δείγματος.
Τη γραμμή SampleStatusLog με τον κωδικό σημείωσης (SAMPLE_REJECTED_BY_CUSTOMER / SAMPLE_CANCELLED_FOR_RESAMPLING) και τα noteParams που δείχνουν ποιος μίλησε και πότε.
Το αυτοματοποιημένο email προς τον πελάτη (όταν εφαρμόζεται μετάβαση κατάστασης) με τον ίδιο κωδικό αιτιολόγησης — αμφίδρομη επιβεβαίωση.

Σχετικά εδάφια

ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17025:2017 §7.4.3 — Όταν εντοπίζεται αμφιβολία για την καταλληλότητα ενός αντικειμένου ελέγχου ή δοκιμής, ή όταν αυτό δεν συμμορφώνεται με την περιγραφή του, το εργαστήριο επικοινωνεί με τον πελάτη για περαιτέρω οδηγίες πριν προχωρήσει, και τηρεί αρχείο της επικοινωνίας.
Συναφή σημεία τεκμηρίωσης: §7.4 (χειρισμός αντικειμένων), §7.5 (τεχνικά αρχεία), §7.8.2.2 (δηλώσεις συμμόρφωσης και επιφυλάξεις στις αναφορές αποτελεσμάτων).