Η σελίδα Πολιτικές Διατήρησης ορίζει, ανά τύπο αρχείου, πόσο καιρό το εργαστήριο κρατά τα αρχεία του και τι γίνεται όταν ο χρόνος αυτός περάσει (ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17025:2017 §4.2, §8.4). Μία εγκεκριμένη πολιτική δεν είναι δήλωση προθέσεων: ενεργοποιεί τον νυχτερινό μηχανισμό που συγκεντρώνει τα ώριμα αρχεία σε παρτίδες προς έγκριση.
Βρίσκεται στο μενού: ISO 17025 → Κύκλος Ζωής Αρχείων → Πολιτικές Διατήρησης.
| Κουμπί | Λειτουργία |
|---|---|
| Προσθήκη — Δημιουργία νέας εγγραφής | |
| Στήλες — Εμφάνιση/απόκρυψη στηλών του πίνακα | |
| Φίλτρα — Άνοιγμα/κλείσιμο πάνελ φίλτρων. Η κόκκινη κουκκίδα δείχνει ενεργά φίλτρα | |
| Εξαγωγή CSV — Λήψη δεδομένων πίνακα σε αρχείο CSV | |
| Προσανατολισμός — Εναλλαγή κατακόρυφης/οριζόντιας εκτύπωσης | |
| Εκτύπωση — Δημιουργία PDF της τρέχουσας κατάστασης | |
| Βοήθεια — Εμφάνιση παραθύρου βοήθειας | |
| Αναζήτηση — Γρήγορη αναζήτηση στα δεδομένα του πίνακα |
Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο σε κάθε γραμμή εμφανίζονται:
| Πεδίο | Περιγραφή |
|---|---|
| Τύπος Αρχείου | Τι καλύπτει η πολιτική — υποχρεωτικό· κλειδώνει μετά τη δημιουργία |
| Μήνες Διατήρησης | Πόσο κρατιέται το αρχείο — υποχρεωτικό· κάτω από το πεδίο φαίνεται η ισοδυναμία σε έτη |
| Ενέργεια Διάθεσης | Τι γίνεται στη λήξη — υποχρεωτικό, βλ. παρακάτω |
| Πεδία Διαγραφής PII · Πρότυπο Αντικατάστασης | Εμφανίζονται μόνο για τη «Διαγραφή PII»: ποια προσωπικά πεδία καθαρίζονται και με τι κείμενο |
| Σημειώσεις | Πρόσθετες παρατηρήσεις |
Πάνω από τα πεδία φαίνονται το Επίπεδο του τύπου αρχείου και η Κλιμάκωση: οι θυγατρικοί τύποι που ακολουθούν το αρχείο όταν αυτό διατεθεί.
| Κατάσταση | Σημασία |
|---|---|
| Πρόχειρο | Συντάσσεται· μπορεί να επεξεργαστεί, να εγκριθεί ή να ακυρωθεί |
| Εγκεκριμένο | Ισχύει και τροφοδοτεί τον νυχτερινό μηχανισμό |
| Ανεστάλη | Το διαδέχθηκε νεότερη έκδοση |
Η έγκριση γίνεται από το μενού ενεργειών της γραμμής και δέχεται προαιρετική Ημερομηνία Ισχύος.
Δύο πράγματα αξίζει να ξέρετε πριν πατήσετε Έγκριση: