Γιατί τροποποίηση κι όχι διόρθωση

Βρέθηκε λάθος σε μια έκθεση που έχει ήδη εκδοθεί στον πελάτη. Το ένστικτο λέει «άνοιξέ

τη, διόρθωσέ το, ξαναστείλε». Το LIMS δεν το επιτρέπει — και όχι από αγένεια.

Γιατί όχι απλή διόρθωση

Η εκδοθείσα έκθεση κυκλοφορεί ήδη: ο πελάτης μπορεί να την έχει καταθέσει σε έναν

έλεγχο, να τη χρησιμοποίησε σε μια συναλλαγή, να πήρε αποφάσεις βάσει αυτής. Αν το εργαστήριο

την αλλάξει «αθόρυβα», τότε δύο διαφορετικά έγγραφα με τον ίδιο αριθμό υπάρχουν στον

κόσμο — και κανείς δεν μπορεί να αποδείξει ποιο ίσχυε πότε. Σε έναν έλεγχο διαπίστευσης αυτό

είναι εύρημα· σε μια διαφωνία με πελάτη, πρόβλημα αξιοπιστίας.

Γι' αυτό το πρότυπο (§7.8.8) απαιτεί: κάθε αλλαγή σε εκδοθείσα έκθεση να είναι **σαφώς

αναγνωρίσιμη, με αιτιολογία όπου χρειάζεται, και να γίνεται μόνο ως νέο έγγραφο** που

δηλώνει ρητά ότι τροποποιεί το αρχικό.

Πώς το κάνει το LIMS

1. Πριν την έγκριση (Πρόχειρη/Ελεγμένη): διορθώνεις ελεύθερα — δεν έχει εκδοθεί τίποτα.
2. Μετά την έγκριση: η ανάλυση κλειδώνει. Καμία σιωπηλή αλλαγή — ούτε καν από τον

υπεύθυνο του εργαστηρίου.

1. Χρειάζεται αλλαγή; → Τροποποίηση, με υποχρεωτική αιτιολογία:

• η ανάλυση περνά σε κατάσταση Τροποποιημένη (ξεκλειδώνει για τη διόρθωση),
• η αρχική έκδοση της έκθεσης παραμένει παγωμένη ως προηγούμενη Έκδοση Έκθεσης

(v1) — δεν σβήνεται ποτέ,

• με τη νέα έγκριση παγώνει νέα έκδοση (v2+) ως πρόσθετη —όχι αντικατάσταση— της v1,

και ενημερώνεται ο πελάτης,

• όλα καταγράφονται στο ιστορικό (ποιος, πότε, γιατί).

Με μια ματιά

Ο πρακτικός κανόνας

Πριν την έγκριση: διόρθωσε. Μετά την έκδοση: τροποποίησε — νέο έγγραφο, με αιτιολογία,

με την παλιά έκδοση παγωμένη. Ό,τι έφυγε από το εργαστήριο δεν «ξεγράφεται»· συμπληρώνεται.