Αν επιλέξετε ημερομηνία γεγονότος παλαιότερη των 7 ημερών, η φόρμα εμφανίζει ένα πεδίο που δεν υπήρχε πριν: Αιτιολογία καθυστερημένης καταχώρησης. Χωρίς αυτό, η αποθήκευση απορρίπτεται.
Δεν πρόκειται για δυσπιστία. Πρόκειται για ένα από τα εννέα χαρακτηριστικά ακεραιότητας δεδομένων που ελέγχει ένας αξιολογητής, το «σύγχρονο» (contemporaneous): η εγγραφή γράφεται όταν γίνεται η εργασία.
Κάθε εγγραφή κρατά δύο χρόνους: την ημερομηνία του γεγονότος (πότε έγινε η διακρίβωση, πότε παρελήφθη το δείγμα) και τη στιγμή καταχώρησης (πότε γράφτηκε η γραμμή). Το σύστημα πάντα κρατούσε και τα δύο.
Αυτό που έλειπε ήταν η σύγκριση. Ένα αποτέλεσμα που πληκτρολογήθηκε τρεις εβδομάδες μετά φαινόταν ακριβώς ίδιο με ένα που καταχωρήθηκε στον πάγκο τη στιγμή της μέτρησης. Ο αξιολογητής δεν είχε τρόπο να ξεχωρίσει τα δύο, και το εργαστήριο δεν είχε τρόπο να δείξει ότι τα ξεχωρίζει.
Αυτό είναι το σημαντικό. Η αναδρομική καταχώρηση είναι θεμιτή και συνηθισμένη: ένα φύλλο πάγκου μεταφέρεται στο σύστημα, μια εκπαίδευση καταγράφεται μετά την επιστροφή, μια παρτίδα αντιδραστηρίου ανοίχθηκε την προηγούμενη εβδομάδα και κανείς δεν πρόλαβε.
Ο κανόνας ζητά μόνο να λέει γιατί. Αυτό ακριβώς μετατρέπει μια καθυστερημένη εγγραφή από ερωτηματικό σε αποδεκτό τεκμήριο.
Σε οκτώ σημεία, όσα κρατούν ημερομηνία πραγματικού γεγονότος:
| Σελίδα | Η ημερομηνία που μετρά |
|---|---|
| Δείγματα | Ημ/νία παραλαβής |
| Διακριβώσεις | Ημ/νία διακρίβωσης |
| Παρτίδες Αντιδραστηρίων | Ημ/νία ανοίγματος |
| Δοκιμές Ικανότητας | Ημ/νία δοκιμής |
| Εκπαιδεύσεις | Ημ/νία εκπαίδευσης |
| Παράπονα Πελατών | Ημ/νία παραλαβής |
| Εσωτερικές Επιθεωρήσεις | Ημ/νία επιθεώρησης |
| Ανασκοπήσεις Διοίκησης | Ημ/νία ανασκόπησης |
Σελίδες με μελλοντική ημερομηνία — π.χ. η επόμενη ανασκόπηση ενός εγγράφου — δεν εμπίπτουν: μια προγραμματισμένη ημερομηνία δεν μπορεί να είναι «καθυστερημένη».
Στο ίχνος ελέγχου, όχι σε πεδίο της εγγραφής. Καμία οντότητα δεν απέκτησε στήλη γι' αυτό. Η αιτιολογία γράφεται εκεί όπου ήδη κοιτά ένας αξιολογητής, δίπλα στο ποιος έκανε την καταχώρηση και πότε.
Είναι κανόνας του συστήματος, όχι απαίτηση κάποιου εδαφίου — το πρότυπο δεν ονομάζει αριθμό. Επιλέχθηκε ώστε η κανονική ροή εργασίας να μην ενοχλείται ποτέ, και να πιάνει μόνο τις περιπτώσεις που πραγματικά χρειάζονται εξήγηση.