Ροή Εργασίας Τιμολόγησης

Ο οδηγός αυτός περιγράφει βήμα-βήμα τη διαδικασία τιμολόγησης, από τη ρύθμιση του τιμοκαταλόγου έως την παρακολούθηση πληρωμών. Καλύπτει τον πλήρη κύκλο: τιμοκατάλογος → παραγγελία → τιμολόγιο → πληρωμή.

---

Προαπαιτούμενα

Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι:

• Υπάρχει τουλάχιστον μία υπηρεσία στον τιμοκατάλογο (βλ. σελίδα Τιμοκατάλογος)
• Υπάρχει τουλάχιστον μία επαφή/πελάτης (βλ. σελίδα Επαφές)
• (Προαιρετικό) Έχουν ρυθμιστεί συμβάσεις τιμών (βλ. σελίδα Συμβάσεις Τιμών)
• (Προαιρετικό) Έχουν ρυθμιστεί εκπτώσεις όγκου (βλ. σελίδα Εκπτώσεις Όγκου)

---

Βήμα 1 — Ρύθμιση Τιμοκαταλόγου

Μεταβείτε στη σελίδα Τιμοκατάλογος από το μενού. Προσθέστε τις υπηρεσίες αναλύσεων του εργαστηρίου με:

• Περιγραφή υπηρεσίας (π.χ. «Πλήρης Εδαφολογική Ανάλυση»)
• Τιμή μονάδας σε ευρώ
• Προαιρετική σύνδεση με εργαστηριακή μέθοδο

Ο τιμοκατάλογος αποτελεί τη βάση τιμολόγησης. Βεβαιωθείτε ότι οι τιμές είναι επίκαιρες πριν δημιουργήσετε παραγγελίες.

---

Βήμα 2 — (Προαιρετικό) Ρύθμιση Συμβάσεων Τιμών

Αν κάποιοι πελάτες έχουν συμφωνημένες ειδικές τιμές, μεταβείτε στη σελίδα Συμβάσεις Τιμών και δημιουργήστε εγγραφές με:

• Πελάτη και υπηρεσία
• Συμβατική τιμή (€)
• Προαιρετικές ημερομηνίες ισχύος

Οι συμβατικές τιμές θα εφαρμόζονται αυτόματα κατά τη δημιουργία παραγγελίας.

---

Βήμα 3 — (Προαιρετικό) Ρύθμιση Εκπτώσεων Όγκου

Αν θέλετε κλιμακωτές εκπτώσεις βάσει ποσότητας, μεταβείτε στη σελίδα Εκπτώσεις Όγκου και ορίστε κλιμάκια:

• Υπηρεσία από τον τιμοκατάλογο
• Ελάχιστη και μέγιστη ποσότητα κλιμακίου
• Ποσοστό έκπτωσης (%)

Παράδειγμα: 5 έως 9 δείγματα ίσον 10%, 10 έως 19 ίσον 15%, 20+ ίσον 20%.

---

Βήμα 4 — Δημιουργία Παραγγελίας

Μεταβείτε στη σελίδα Παραγγελίες Δειγμάτων και πατήστε «+» για νέα παραγγελία:

1. Επιλέξτε πελάτη από τη λίστα επαφών
2. Ορίστε ημερομηνία παραγγελίας
3. Προσθέστε γραμμές επιλέγοντας υπηρεσίες από τον τιμοκατάλογο
4. Οι τιμές συμπληρώνονται αυτόματα (τιμή καταλόγου ή σύμβαση, αν υπάρχει)
5. Οι εκπτώσεις όγκου εφαρμόζονται αυτόματα βάσει ποσότητας

Αφήστε κενό τον αριθμό παραγγελίας για αυτόματη αρίθμηση (ORD-ΕΕΕΕ-NNNN).

---

Βήμα 5 — Εφαρμογή Εκπτώσεων

Μπορείτε να εφαρμόσετε εκπτώσεις σε δύο επίπεδα:

Έκπτωση γραμμής

Σε κάθε γραμμή, ορίστε ποσοστιαία (%) ή σταθερή (€) έκπτωση. Αφαιρείται από το σύνολο της γραμμής.

Έκπτωση παραγγελίας

Στο κεφαλικό μέρος, ορίστε ποσοστιαία (%) ή σταθερή (€) έκπτωση. Εφαρμόζεται στο συνολικό ποσό.

Οι αυτόματες εκπτώσεις (σύμβαση, όγκος) εφαρμόζονται πρώτες. Μπορείτε να τις αντικαταστήσετε χειροκίνητα.

---

Βήμα 6 — (Προαιρετικό) Αποστολή Προσφοράς

Αν θέλετε να στείλετε προσφορά στον πελάτη πριν προχωρήσετε:

1. Αλλάξτε την κατάσταση σε Προσφορά
2. Χρησιμοποιήστε τα εικονίδια κοινοποίησης για:

• Εκτύπωση προσφοράς (PDF)
• Λήψη αρχείου PDF
• Αποστολή μέσω email

1. Το PDF δημιουργείται αυτόματα με τίτλο «Προσφορά»

---

Βήμα 7 — Ολοκλήρωση Παραγγελίας

Όταν ολοκληρωθούν οι αναλύσεις, αλλάξτε την κατάσταση σε Ολοκληρωμένη. Αυτό σημαίνει ότι:

• Τα δείγματα έχουν αναλυθεί
• Η παραγγελία είναι έτοιμη για τιμολόγηση

Δεν μπορείτε να μετατρέψετε μια παραγγελία σε τιμολόγιο αν δεν είναι σε κατάσταση «Ολοκληρωμένη».

---

Βήμα 8 — Μετατροπή σε Τιμολόγιο

Στην ολοκληρωμένη παραγγελία, πατήστε το κουμπί μετατροπής σε τιμολόγιο:

• Δημιουργείται τιμολόγιο με αυτόματη αρίθμηση
• Οι γραμμές παραγγελίας αντιγράφονται στο τιμολόγιο
• Η έκπτωση παραγγελίας προστίθεται ως αρνητική γραμμή
• Η κατάσταση παραγγελίας αλλάζει σε Τιμολογημένη (κλειδωμένη)

---

Βήμα 9 — (Προαιρετικό) Υποβολή myDATA

Αν χρησιμοποιείτε σύνδεση myDATA (ΑΑΔΕ):

1. Ανοίξτε το τιμολόγιο
2. Πατήστε Υποβολή myDATA
3. Η εφαρμογή αποστέλλει τα δεδομένα στην ΑΑΔΕ
4. Λαμβάνεται αυτόματα ο κωδικός MARK

---

Βήμα 10 — Παρακολούθηση Πληρωμής

Στη σελίδα Τιμολόγια, παρακολουθήστε την κατάσταση πληρωμών:

• Μεταβείτε στο τιμολόγιο και συμπληρώστε την ημερομηνία εξόφλησης
• Η κατάσταση αλλάζει αυτόματα σε Εξοφλημένο
• Τιμολόγια που ξεπερνούν την ημερομηνία λήξης εμφανίζονται ως Ληξιπρόθεσμα

---

Συχνές Ερωτήσεις

Μπορώ να δημιουργήσω τιμολόγιο χωρίς παραγγελία;

Ναι. Μπορείτε να δημιουργήσετε τιμολόγιο απευθείας από τη σελίδα Τιμολόγια χωρίς να περάσετε από παραγγελία. Η ροή μέσω παραγγελίας προσφέρει όμως πληρέστερη παρακολούθηση.

Τι γίνεται αν χρειαστεί να ακυρώσω μια παραγγελία που είναι σε εξέλιξη;

Αλλάξτε την κατάσταση σε Ακυρωμένη. Η ακυρωμένη παραγγελία κλειδώνεται και δεν μπορεί να τιμολογηθεί. Αν υπάρχουν ήδη σχετικά τιμολόγια, θα πρέπει να εκδώσετε πιστωτικό.

Μπορώ να αλλάξω τις γραμμές μιας τιμολογημένης παραγγελίας;

Όχι. Μετά τη μετατροπή σε τιμολόγιο, η παραγγελία κλειδώνεται. Τυχόν διορθώσεις γίνονται στο ίδιο το τιμολόγιο ή μέσω έκδοσης πιστωτικού.

Πώς μπορώ να δω τη συνολική τιμολόγηση ενός πελάτη;

Στη σελίδα Τιμολόγια, χρησιμοποιήστε το φίλτρο πελάτη για να εμφανίσετε μόνο τα τιμολόγια του συγκεκριμένου πελάτη. Μπορείτε επίσης να εξάγετε τα αποτελέσματα σε CSV.

Είναι υποχρεωτική η υποβολή myDATA;

Η υποβολή myDATA είναι υποχρεωτική για επιχειρήσεις σύμφωνα με τη νομοθεσία ΑΑΔΕ. Η εφαρμογή υποστηρίζει αυτοματοποιημένη υποβολή, αλλά μπορείτε επίσης να υποβάλετε χειροκίνητα μέσω της πλατφόρμας myDATA.