Ο οδηγός αυτός περιγράφει βήμα-βήμα τη διαδικασία τιμολόγησης, από τη ρύθμιση του τιμοκαταλόγου έως την παρακολούθηση πληρωμών. Καλύπτει τον πλήρη κύκλο: τιμοκατάλογος → παραγγελία → τιμολόγιο → πληρωμή.
Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι:
Μεταβείτε στη σελίδα Τιμοκατάλογος από το μενού. Προσθέστε τις υπηρεσίες αναλύσεων του εργαστηρίου με:
Ο τιμοκατάλογος αποτελεί τη βάση τιμολόγησης. Βεβαιωθείτε ότι οι τιμές είναι επίκαιρες πριν δημιουργήσετε παραγγελίες.
Αν κάποιοι πελάτες έχουν συμφωνημένες ειδικές τιμές, μεταβείτε στη σελίδα Συμβάσεις Τιμών και δημιουργήστε εγγραφές με:
Οι συμβατικές τιμές θα εφαρμόζονται αυτόματα κατά τη δημιουργία παραγγελίας.
Αν θέλετε κλιμακωτές εκπτώσεις βάσει ποσότητας, μεταβείτε στη σελίδα Εκπτώσεις Όγκου και ορίστε κλιμάκια:
Παράδειγμα: 5 έως 9 δείγματα ίσον 10%, 10 έως 19 ίσον 15%, 20+ ίσον 20%.
Μεταβείτε στη σελίδα Παραγγελίες Δειγμάτων και πατήστε «+» για νέα παραγγελία:
Αφήστε κενό τον αριθμό παραγγελίας για αυτόματη αρίθμηση (ORD-ΕΕΕΕ-NNNN).
Μπορείτε να εφαρμόσετε εκπτώσεις σε δύο επίπεδα:
Σε κάθε γραμμή, ορίστε ποσοστιαία (%) ή σταθερή (€) έκπτωση. Αφαιρείται από το σύνολο της γραμμής.
Στο κεφαλικό μέρος, ορίστε ποσοστιαία (%) ή σταθερή (€) έκπτωση. Εφαρμόζεται στο συνολικό ποσό.
Οι αυτόματες εκπτώσεις (σύμβαση, όγκος) εφαρμόζονται πρώτες. Μπορείτε να τις αντικαταστήσετε χειροκίνητα.
Αν θέλετε να στείλετε προσφορά στον πελάτη πριν προχωρήσετε:
Πριν ξεκινήσει η εργασία στο εργαστήριο, η παραγγελία πρέπει να περάσει από ανασκόπηση συμβολαίου (ISO 17025 §7.1). Αλλάξτε την κατάσταση σε «Σε Αναθεώρηση» — επιτρέπεται είτε από «Πρόχειρη» είτε από «Προσφορά». Το σύστημα καταγράφει αυτόματα την ημερομηνία και τον χρήστη που έκανε την ανασκόπηση.
Προαιρετικά, συμπληρώστε στο κάτω μέρος της φόρμας τα πεδία του συμβολαίου: συμφωνημένες προδιαγραφές, κανόνα απόφασης και τρόπο επιβεβαίωσης του πελάτη.
Η μετάβαση σε «Σε Εξέλιξη» (επόμενο βήμα) επιτρέπεται μόνο αφού η παραγγελία περάσει πρώτα από «Σε Αναθεώρηση».
Μόλις ξεκινήσει η ανάλυση των δειγμάτων στο εργαστήριο, αλλάξτε την κατάσταση της παραγγελίας σε «Σε Εξέλιξη».
Όταν ολοκληρωθούν οι αναλύσεις, αλλάξτε την κατάσταση σε Ολοκληρωμένη. Αυτό σημαίνει ότι:
Η μετάβαση σε «Ολοκληρωμένη» επιτρέπεται μόνο από «Σε Εξέλιξη» — δεν μπορείτε να παρακάμψετε την ανασκόπηση συμβολαίου. Επίσης, δεν μπορείτε να μετατρέψετε μια παραγγελία σε τιμολόγιο αν δεν είναι σε κατάσταση «Ολοκληρωμένη».
Στην ολοκληρωμένη παραγγελία, πατήστε το κουμπί μετατροπής σε τιμολόγιο:
Αν χρησιμοποιείτε σύνδεση myDATA (ΑΑΔΕ):
Στη σελίδα Τιμολόγια, ανοίξτε το τιμολόγιο για επεξεργασία και:
Η κατάσταση δεν αλλάζει αυτόματα όταν συμπληρώνετε την ημερομηνία εξόφλησης — πρέπει να ορίσετε και τα δύο πεδία εσείς.
Η κατάσταση Ληξιπρόθεσμο ορίζεται επίσης χειροκίνητα· η εφαρμογή δεν αλλάζει μόνη της την κατάσταση όταν περάσει η ημερομηνία λήξης. Το φίλτρο κατάστασης της σελίδας Τιμολόγια και ο Επιχειρηματικός Πίνακας υπολογίζουν πάντως δυναμικά ποια τιμολόγια είναι εκπρόθεσμα με βάση την ημερομηνία λήξης, χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε εσείς την κατάσταση για να τα εντοπίσετε.
Για διόρθωση λάθους σε τιμολόγιο που έχει ήδη υποβληθεί στο myDATA, εκδώστε Πιστωτικό Τιμολόγιο (τύπος «5.1 - Πιστωτικό Τιμολόγιο») αντί να επεξεργαστείτε το αρχικό.
Μπορώ να δημιουργήσω τιμολόγιο χωρίς παραγγελία;
Ναι. Μπορείτε να δημιουργήσετε τιμολόγιο απευθείας από τη σελίδα Τιμολόγια χωρίς να περάσετε από παραγγελία. Η ροή μέσω παραγγελίας προσφέρει όμως πληρέστερη παρακολούθηση (ανασκόπηση συμβολαίου, προσφορά, γραμμές που αντιγράφονται αυτόματα).
Τι γίνεται αν χρειαστεί να ακυρώσω μια παραγγελία;
Αλλάξτε την κατάσταση σε Ακυρωμένη — επιτρέπεται από «Πρόχειρη», «Προσφορά», «Σε Αναθεώρηση» ή «Σε Εξέλιξη». Μια «Ολοκληρωμένη» ή «Τιμολογημένη» παραγγελία δεν μπορεί πλέον να ακυρωθεί· αν υπάρχει ήδη σχετικό τιμολόγιο, εκδώστε πιστωτικό.
Τι γίνεται αν αλλάξει η συμβατική τιμή ενός πελάτη αφού έχει ήδη δημιουργηθεί η παραγγελία;
Οι υπάρχουσες γραμμές διατηρούν την τιμή που είχε εφαρμοστεί κατά τη δημιουργία τους. Μόνο οι νέες γραμμές που θα προσθέσετε στη συνέχεια παίρνουν την τρέχουσα συμβατική τιμή.
Μπορώ να αλλάξω τις γραμμές μιας τιμολογημένης παραγγελίας;
Η φόρμα δεν την κλειδώνει τεχνικά, αλλά τυχόν αλλαγές στην παραγγελία δεν αντικατοπτρίζονται στο ήδη δημιουργημένο τιμολόγιο. Θεωρήστε την παραγγελία ιστορικό αρχείο μετά την τιμολόγηση· διορθώσεις γίνονται στο ίδιο το τιμολόγιο ή μέσω έκδοσης πιστωτικού.
Πώς μπορώ να δω τη συνολική τιμολόγηση ενός πελάτη;
Στη σελίδα Τιμολόγια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης πληκτρολογώντας το επώνυμο ή το όνομα του πελάτη. Μπορείτε επίσης να εξάγετε τα αποτελέσματα σε CSV.
Μπορώ να επεξεργαστώ ένα τιμολόγιο μετά την υποβολή του στο myDATA;
Η εφαρμογή δεν το εμποδίζει τεχνικά, αλλά δεν συνιστάται: το myDATA έχει ήδη καταγράψει το αρχικό παραστατικό στην ΑΑΔΕ. Για τη διόρθωση λαθών, εκδώστε Πιστωτικό Τιμολόγιο (τύπος «5.1 - Πιστωτικό Τιμολόγιο») αναφέροντας το αρχικό τιμολόγιο στις σημειώσεις.
Είναι υποχρεωτική η υποβολή myDATA;
Η υποβολή myDATA είναι υποχρεωτική για επιχειρήσεις σύμφωνα με τη νομοθεσία ΑΑΔΕ. Η εφαρμογή υποστηρίζει αυτοματοποιημένη υποβολή, αλλά μπορείτε επίσης να υποβάλετε χειροκίνητα μέσω της πλατφόρμας myDATA.