Ο οδηγός αυτός περιγράφει βήμα-βήμα τη διαχείριση επαφών (πελατών/εντολέων) — από τη δημιουργία και κατηγοριοποίηση έως την τιμολόγηση και την πρόσβαση στην πύλη πελατών.
Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι:
| # | Προαπαιτούμενο | Γιατί | Σελίδα |
|---|---|---|---|
| 1 | Τύποι Επαφών | Κατηγοριοποίηση επαφών (αγρότης, εταιρεία κ.λπ.) | Τύποι Επαφών |
Αν δεν έχετε δημιουργήσει τύπους επαφών, μπορείτε να τους προσθέσετε αργότερα. Ωστόσο, η κατηγοριοποίηση βοηθά στο φιλτράρισμα και την οργάνωση.
Μεταβείτε στη σελίδα Επαφές από το μενού. Ο πίνακας εμφανίζει τις υπάρχουσες επαφές με στήλες όπως:
Όλες οι στήλες είναι παραμετροποιήσιμες — εμφανίστε ή αποκρύψτε τις από το εικονίδιο στηλών στη γραμμή εργαλείων.
Χρησιμοποιήστε τη μπάρα αναζήτησης για γρήγορη εύρεση επαφών με βάση το όνομα, email, τηλέφωνο, πόλη/δήμο ή τύπο επαφής.
Πατήστε «+» για να δημιουργήσετε νέα επαφή. Η καρτέλα επαφής έχει 4 tabs: Στοιχεία, Διευθύνσεις, Τηλέφωνα, Emails. Τα tabs Διευθύνσεις/Τηλέφωνα/Emails είναι απενεργοποιημένα μέχρι να αποθηκεύσετε πρώτα τα βασικά στοιχεία στο tab Στοιχεία.
Συμπληρώστε τα πεδία του tab Στοιχεία:
| Πεδίο | Περιγραφή | Υποχρεωτικό |
|---|---|---|
| Όνομα | Όνομα επαφής (τουλάχιστον 2 χαρακτήρες) | Ναι |
| Επώνυμο | Επώνυμο επαφής (τουλάχιστον 3 χαρακτήρες) | Ναι |
| Όνομα Πατρός | Πατρώνυμο | Όχι |
| Είδος Επαφής | Κατηγορία (αγρότης, εταιρεία κ.λπ.) | Όχι |
| Τίτλος | Επαγγελματικός τίτλος | Όχι |
| Φύλο | Άρρεν / Θήλυ | Όχι |
| ΑΦΜ | 9-ψήφιος Αριθμός Φορολογικού Μητρώου — για τιμολόγηση | Όχι |
| ΑΜΚΑ | 11-ψήφιος Αριθμός Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης | Όχι |
| Ημ/νία Γέννησης | Ημερομηνία γέννησης | Όχι |
| Ιστοσελίδα | Ιστοσελίδα επαφής | Όχι |
| Email Πύλης | Email που θα χρησιμοποιηθεί ως όνομα χρήστη στην πύλη πελατών | Όχι |
| Ενεργή Πύλη | Ενεργοποίηση πρόσβασης στην πύλη πελατών | Όχι |
| Κωδικός Πύλης | Κωδικός πρόσβασης (8–64 χαρακτήρες) — αφήστε κενό για να μην αλλάξει ο υπάρχων | Όχι |
| Ειδοποιήσεις Email | Αυτόματες ειδοποιήσεις (π.χ. για εκθέσεις) στο κύριο email της επαφής (tab Emails) | Όχι |
| Περιγραφή | Ελεύθερο κείμενο | Όχι |
Δεν υπάρχει πεδίο «Ενεργός» στην επαφή — δεν μπορείτε να «απενεργοποιήσετε» μια επαφή, μόνο να τη διαγράψετε (βλ. Συχνές Ερωτήσεις).
Μετά την πρώτη αποθήκευση ενεργοποιούνται τα tabs Διευθύνσεις, Τηλέφωνα και Emails, όπου προσθέτετε πολλαπλές διευθύνσεις/τηλέφωνα/emails (καθένα με ετικέτα, ένδειξη «Πρωτεύον» και σημειώσεις). Επίσης εμφανίζεται το κουμπί «Νέο Δείγμα Συλλογής» δίπλα στον τίτλο, για γρήγορη συλλογή δείγματος για τον συγκεκριμένο πελάτη.
Οι τύποι επαφών είναι παραμετροποιήσιμοι και σας βοηθούν να οργανώσετε τη βάση πελατών σας. Μεταβείτε στη σελίδα Τύποι Επαφών για να δημιουργήσετε τύπους όπως:
Κάθε επαφή μπορεί να αντιστοιχιστεί σε έναν τύπο. Αυτό σας επιτρέπει να φιλτράρετε και να ομαδοποιείτε τις επαφές σας στον πίνακα.
Οι τιμές αναλύσεων καθορίζονται από τον Τιμοκατάλογο (βλ. σελίδα Τιμοκατάλογος). Εκτός από τις βασικές τιμές, μπορείτε να ορίσετε ειδικές τιμές ανά πελάτη:
Κατά τη δημιουργία παραγγελίας, οι συμβατικές τιμές εφαρμόζονται αυτόματα αντί των τιμών καταλόγου. Η προσθήκη/επεξεργασία συμβάσεων τιμών απαιτεί σχετικό δικαίωμα διαχείρισης τιμολόγησης.
Αν δεν υπάρχει σύμβαση τιμής για κάποιον πελάτη, ισχύουν οι τιμές του τιμοκαταλόγου.
Η πύλη πελατών επιτρέπει στους πελάτες να βλέπουν online τις εκθέσεις αναλύσεών τους. Για να ενεργοποιήσετε πρόσβαση:
Μέσω της πύλης, ο πελάτης μπορεί να:
Η σελίδα Επαφές προσφέρει εργαλεία αναζήτησης και φιλτραρίσματος:
Το φίλτρο «Μέγιστες Εγγραφές» καθορίζει πόσες εγγραφές συμπεριλαμβάνονται σε εκτύπωση ή εξαγωγή CSV, όχι στην κανονική προβολή του πίνακα.
Χρησιμοποιήστε τα εικονίδια στη γραμμή εργαλείων:
Τα φίλτρα εφαρμόζονται και στην εκτύπωση — φιλτράρετε πρώτα τα δεδομένα και μετά εκτυπώστε.
Η επαφή εμφανίζεται σε πολλά σημεία της εφαρμογής:
| Ενότητα | Ρόλος |
|---|---|
| Αναλύσεις | Εντολέας ανάλυσης (ποιος ζήτησε την ανάλυση) |
| Δείγματα | Αποστολέας δείγματος |
| Τιμολόγια | Πελάτης τιμολόγησης |
| Πύλη Πελατών | Πρόσβαση χρήστη |
| Ειδοποιήσεις Email | Παραλήπτης εκθέσεων |
Πώς δίνω πρόσβαση στην πύλη πελατών;
Συμπληρώστε το Email Πύλης και ενεργοποιήστε το Ενεργή Πύλη στο tab Στοιχεία της επαφής. Προαιρετικά ορίστε εσείς έναν αρχικό Κωδικό Πύλης· αν δεν οριστεί, ο πελάτης μπορεί να τον ορίσει μόνος του μέσω «Ξέχασα τον κωδικό μου». Η εφαρμογή δεν στέλνει αυτόματα email με στοιχεία σύνδεσης. Η πρόσβαση γίνεται μέσω ξεχωριστής σελίδας login.
Πώς ορίζω ειδικές τιμές για πελάτη;
Μεταβείτε στη σελίδα Συμβάσεις Τιμών. Δημιουργήστε μια εγγραφή επιλέγοντας πελάτη, υπηρεσία και τη συμβατική τιμή (προαιρετικά και ισχύ από/έως). Η τιμή αυτή θα εφαρμόζεται αυτόματα στις παραγγελίες αντί της τιμής καταλόγου.
Μπορώ να διαγράψω μια επαφή;
Αν η επαφή δεν χρησιμοποιείται σε αναλύσεις, δείγματα, τιμολόγια ή άλλες εγγραφές, μπορείτε να τη διαγράψετε (απαιτείται σχετικό δικαίωμα). Αν χρησιμοποιείται, η διαγραφή αποτρέπεται με μήνυμα σφάλματος — δεν υπάρχει επιλογή απενεργοποίησης επαφής, οπότε απλώς αφήστε την ως έχει ώστε να διατηρηθεί το ιστορικό.
Τι γίνεται αν αλλάξω το email μιας επαφής;
Αν αλλάξετε το Email Πύλης (tab Στοιχεία), ενημερώνεται αυτόματα και το όνομα χρήστη σύνδεσης του πελάτη στην πύλη — φροντίστε να τον ενημερώσετε. Η αλλαγή ενός email στο tab Emails (γενικά στοιχεία επικοινωνίας) δεν επηρεάζει την πρόσβαση στην πύλη.
Είναι υποχρεωτικό το ΑΦΜ;
Δεν είναι υποχρεωτικό για τη δημιουργία επαφής. Αν το συμπληρώσετε, πρέπει να είναι έγκυρος 9-ψήφιος ΑΦΜ — χρήσιμο αν ο πελάτης θα λαμβάνει τιμολόγια. Δεν υπάρχει ξεχωριστό πεδίο ΔΟΥ στην καρτέλα επαφής.