Ο οδηγός αυτός περιγράφει βήμα-βήμα τη διαχείριση επαφών (πελατών/εντολέων) — από τη δημιουργία και κατηγοριοποίηση έως την τιμολόγηση και την πρόσβαση στην πύλη πελατών.
Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι:
| # | Προαπαιτούμενο | Γιατί | Σελίδα |
|---|---|---|---|
| 1 | Τύποι Επαφών | Κατηγοριοποίηση επαφών (αγρότης, εταιρεία κ.λπ.) | Τύποι Επαφών |
Αν δεν έχετε δημιουργήσει τύπους επαφών, μπορείτε να τους προσθέσετε αργότερα. Ωστόσο, η κατηγοριοποίηση βοηθά στο φιλτράρισμα και την οργάνωση.
Μεταβείτε στη σελίδα Επαφές από το μενού. Ο πίνακας εμφανίζει τις υπάρχουσες επαφές με τις ακόλουθες στήλες:
Χρησιμοποιήστε τη μπάρα αναζήτησης για γρήγορη εύρεση επαφών με βάση το όνομα, email ή τηλέφωνο.
Πατήστε «+» για να δημιουργήσετε νέα επαφή. Συμπληρώστε τα πεδία:
| Πεδίο | Περιγραφή | Υποχρεωτικό |
|---|---|---|
| Όνομα | Όνομα επαφής | Ναι |
| Επώνυμο | Επώνυμο επαφής | Ναι |
| Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο — απαιτείται για αποστολή εκθέσεων και πρόσβαση στην πύλη πελατών | Όχι | |
| Τηλέφωνο | Σταθερό τηλέφωνο | Όχι |
| Κινητό | Κινητό τηλέφωνο | Όχι |
| Διεύθυνση | Οδός και αριθμός | Όχι |
| Πόλη | Πόλη | Όχι |
| Τ.Κ. | Ταχυδρομικός κώδικας | Όχι |
| ΑΦΜ | Αριθμός Φορολογικού Μητρώου — για τιμολόγηση | Όχι |
| ΔΟΥ | Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία — για τιμολόγηση | Όχι |
| Τύπος Επαφής | Κατηγορία (αγρότης, εταιρεία κ.λπ.) | Όχι |
| Σημειώσεις | Ελεύθερο κείμενο | Όχι |
| Ενεργός | Αν η επαφή είναι ενεργή | Ναι (προεπιλογή: Ναι) |
Συμπληρώστε ΑΦΜ και ΔΟΥ αν ο πελάτης θα λαμβάνει τιμολόγια. Συμπληρώστε email αν θα λαμβάνει εκθέσεις ή θα έχει πρόσβαση στην πύλη πελατών.
Οι τύποι επαφών είναι παραμετροποιήσιμοι και σας βοηθούν να οργανώσετε τη βάση πελατών σας. Μεταβείτε στη σελίδα Τύποι Επαφών για να δημιουργήσετε τύπους όπως:
Κάθε επαφή μπορεί να αντιστοιχιστεί σε έναν τύπο. Αυτό σας επιτρέπει να φιλτράρετε και να ομαδοποιείτε τις επαφές σας στον πίνακα.
Οι τιμές αναλύσεων καθορίζονται από τον Τιμοκατάλογο (βλ. σελίδα Τιμοκατάλογος). Εκτός από τις βασικές τιμές, μπορείτε να ορίσετε ειδικές τιμές ανά πελάτη:
Κατά τη δημιουργία παραγγελίας, οι συμβατικές τιμές εφαρμόζονται αυτόματα αντί των τιμών καταλόγου.
Αν δεν υπάρχει σύμβαση τιμής για κάποιον πελάτη, ισχύουν οι τιμές του τιμοκαταλόγου.
Η πύλη πελατών επιτρέπει στους πελάτες να βλέπουν online τις εκθέσεις αναλύσεών τους. Για να ενεργοποιήσετε πρόσβαση:
Μέσω της πύλης, ο πελάτης μπορεί να:
Η σελίδα Επαφές προσφέρει εργαλεία αναζήτησης και φιλτραρίσματος:
Η απενεργοποίηση μιας επαφής (Ενεργός = Όχι) τη διατηρεί στο σύστημα αλλά δεν εμφανίζεται στις λίστες επιλογής (π.χ. στις αναλύσεις).
Χρησιμοποιήστε τα εικονίδια στη γραμμή εργαλείων:
Τα φίλτρα εφαρμόζονται και στην εκτύπωση — φιλτράρετε πρώτα τα δεδομένα και μετά εκτυπώστε.
Η επαφή εμφανίζεται σε πολλά σημεία της εφαρμογής:
| Ενότητα | Ρόλος |
|---|---|
| Αναλύσεις | Εντολέας ανάλυσης (ποιος ζήτησε την ανάλυση) |
| Δείγματα | Αποστολέας δείγματος |
| Τιμολόγια | Πελάτης τιμολόγησης |
| Πύλη Πελατών | Πρόσβαση χρήστη |
| Ειδοποιήσεις Email | Παραλήπτης εκθέσεων |
Πώς δίνω πρόσβαση στην πύλη πελατών;
Βεβαιωθείτε ότι η επαφή έχει email και ενεργοποιήστε την πρόσβαση στην πύλη. Ο πελάτης θα λάβει email με τα στοιχεία σύνδεσης. Η πρόσβαση γίνεται μέσω ξεχωριστής σελίδας login.
Πώς ορίζω ειδικές τιμές για πελάτη;
Μεταβείτε στη σελίδα Συμβάσεις Τιμών. Δημιουργήστε μια εγγραφή επιλέγοντας πελάτη, υπηρεσία και τη συμβατική τιμή. Η τιμή αυτή θα εφαρμόζεται αυτόματα στις παραγγελίες αντί της τιμής καταλόγου.
Μπορώ να διαγράψω μια επαφή;
Αν η επαφή δεν χρησιμοποιείται σε αναλύσεις, δείγματα ή τιμολόγια, μπορείτε να τη διαγράψετε. Αν χρησιμοποιείται, απενεργοποιήστε τη (Ενεργός = Όχι) αντί για διαγραφή, ώστε να διατηρηθεί το ιστορικό.
Τι γίνεται αν αλλάξω το email μιας επαφής;
Αν ο πελάτης έχει πρόσβαση στην πύλη πελατών, η αλλαγή email θα ενημερώσει και τα στοιχεία σύνδεσής του. Βεβαιωθείτε ότι ενημερώνετε τον πελάτη.
Είναι υποχρεωτικά τα φορολογικά στοιχεία (ΑΦΜ, ΔΟΥ);
Δεν είναι υποχρεωτικά για τη δημιουργία επαφής, αλλά είναι απαραίτητα αν ο πελάτης θα λαμβάνει τιμολόγια.